Étude de cas Copifac

Comment cette TPE française, spécialisée dans les solutions d’imprimerie et de création design, accélère sa transformation numérique et ajuste sa relation client.

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Par le biais de cette étude de cas pour l’un de nos clients, nous souhaitons démontrer comment nous pouvons aider les TPE-PME à automatiser certaines de leurs tâches afin de leur faire gagner en productivité et à fortiori en rentabilité.


Contexte

L'objectif à atteindre : moderniser leur activité et dématérialiser les processus de l’entreprise.

Notre agence digitale a débuté sa collaboration avec Copifac à la fin de l'année 2017. L’entreprise agenaise avait plusieurs problématiques lorsque nous avons rencontré les dirigeants.

La première était liée à leur boutique en ligne très complexe à utiliser et qui ne générait aucune vente après plusieurs années, malgré l'investissement de départ et mensuel. Les gérants se sont rendus compte qu’un site marchand n’était pas le plus adapté à leur clientèle.

Néanmoins, ils souhaitaient conserver une présence en ligne et relayer leurs offres et actualités par un moyen simplifié. L'ensemble du personnel devait également être en mesure de pouvoir alimenter régulièrement leur site internet en toute autonomie, sans l’intervention d’une ressource externe.

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A l'écoute du client, bonne réactivité et des outils sur mesure pour simplifier notre quotidien.

Dirigeant Copifac

La numérisation au service de processus plus efficaces

La résolution des problématiques s'est faite en deux temps. La première phase a été essentielle afin d’instaurer une relation de confiance. Nous nous sommes d’abord chargés de la refonte totale du site vitrine avant d’optimiser certains de leurs process.

La technologie Wagtail a été déployée afin de faciliter la gestion de la partie administrative pour cette TPE. Nous développons des sites sur la dernière version du CMS (« Content Management System » ou « Outil de Gestion de Contenu ») Wagtail, dans l'optique de donner de l’autonomie à nos clients. Ce CMS puissant, utilisé par Google et Mozilla, est une solution gratuite maintenue par une équipe de contributeurs open-source soutenue par des entreprises à travers le monde.

Grâce à ce CMS, les 5 membres de la société sont en mesure de gérer et mettre à jour le site vitrine mis en place. Ils peuvent alors relayer des offres promotionnelles, ajouter et mettre à jour du contenu sur leurs services, leurs actualités etc.

De plus, tout le monde est à même de pouvoir répondre rapidement aux demandes des prospects faites par le formulaire de contact.


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Les cinq membres de la TPE bénéficient de temps supplémentaire et peuvent désormais se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.


Dans un second temps, notre agence leur a créé un logiciel comprenant deux fonctionnalités à la demande pour les besoins internes et propres à l’entreprise :

  1. un système de gestion des commandes
  2. un système de devis et facturation

La technologie employée fut une nouvelle fois Wagtail, afin de réduire le temps de formation de l’équipe. Les différents systèmes déployés sont regroupés sous une seule et même plateforme pour une gestion simplifiée.

Nous sommes également en mesure de fournir le logiciel indépendamment du CMS.

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Les outils mis en place par Cotinga correspondent à notre cahier des charges, ils nous simplifient la vie !

Co-gérante du magasin

Soigner les réseaux sociaux pour garantir leur visibilité

Notre dernière action a été de les former sur la création d'une page Facebook professionnelle dans le but d’optimiser leur présence en ligne et maintenir un lien étroit avec leurs clients.

La présence sur les réseaux sociaux est devenue tout aussi indispensable de nos jours qu'avoir un site internet. Parmi eux, Facebook et ses 34 millions d’utilisateurs actifs, en France, s’impose comme incontournable.

Une animation régulière et judicieuse leur garantit une visibilité importante à moindre coût.

Investissement pour gagner en sérénité

Le majeur impact sur le quotidien de cette entreprise est indéniablement l’optimisation de leur temps, leur procurant un environnement de travail plus décontracté.

Les gérants affirment que les retombées obtenues grâce aux solutions déployées sont "essentiellement un gain de temps (facilité de recherche avancée) mais aussi une image plus pro renvoyée à notre clientèle sur l’aspect commercial (devis, etc)".

Grâce à un meilleur suivi des commandes et de la facturation, c’est l’image de Copifac qui a été valorisée en affirmant son professionnalisme.

Les deux dirigeants estiment que le système développé est "convivial et intuitif, sans rien de compliqué et a été facilement adopté par l'ensemble de l'équipe".

De plus, pouvoir gérer leur activité à distance grâce à nos solutions cloud, leur donne une liberté supplémentaire.

Enfin, le suivi du travail d’équipe s’est également fortement amélioré entrainant un confort supplémentaire.

Les avantages de notre solution

Une mise en service rapide et des coûts réduits

Le déploiement de notre solution ne nécessite aucun investissement matériel ni aucune ressource interne pour l′installation et l′intégration. Tout est configuré par nos soins sur un serveur hébergé distant, selon vos spécifications. Les outils mis en place utilisent les technologies d'Internet et peuvent de ce fait être utilisés simultanément par plusieurs personnes en réseau interne ou externe.


Bilan

Après la mise en place d’un nouveau site vitrine administrable par l’ensemble de l’équipe, un système de suivi des commandes professionnel, un outil de gestion des devis et des factures automatisé, Copifac a eu un retour sur investissement en seulement quelques mois.

Le savoir-faire acquis et la prise de conscience des bénéfices apportés ont conduit la TPE, sous la houlette de ses responsables, Didier et Denise, à poursuivre dans la voie du numérique, mais en interne, cette fois. Avec, à la clé, un gain en productivité et en visibilité.

Grâce aux attentes initiales dépassées, la collaboration va se poursuivre avec de nouvelles actions d'optimisation et d'accompagnement !

Nous remercions nos clients de leur confiance et du temps consacré à nos questions pour la réalisation de cette étude de cas.

Vous vous reconnaissez dans les problématiques évoquées ? Contactez-nous pour avoir une solution personnalisée !