Qu'est-ce qu'un ERP ? Quels bénéfices en tirer ?

Définition et apparition des ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou également appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un système d'information qui permet de gérer et suivre au quotidien, l'ensemble des informations et des services opérationnels d'une entreprise.

L'origine des ERP remonte aux premières applications informatiques qui étaient des programmes codés par des développeurs et programmeurs internes aux entreprises. Au début de l'informatique, les grandes entreprises développaient leurs propres applications, ce qui bien évidemment coûtait cher, à développer mais aussi à maintenir et faire évoluer.

Puis, les éditeurs de logiciel vont montrer que la réutilisation de code et de programmes leur permet d’être plus productifs, et donc moins chers, pour développer les logiciels métier, appelés progiciels, et que les économies d’échelle étaient importantes dans cette activité.

C'est dans les années 70 que des ingénieurs développeurs d’IBM créent la société SAP en Allemagne. Ils apportent leur expertise dans la mise en place de programmes utilisant un système MRP (Material Requirements Planning), puis MRP II ( Manufacturing Resources Planning), qui ont jeté les premières bases de systèmes intégrés où les fonctions de contrôle de planning, d’ordonnancement sont inter-reliées avec les approvisionnements, les achats, les stocks, la gestion financière, le contrôle de gestion…

Réservés alors aux grands industriels, ces systèmes ont progressivement évolué vers ce que l’on appelle aujourd'hui ERP, dont les caractéristiques principales sont basées sur la modularité (module comptabilité, module Achat etc…), le fait d’être paramétrable pour s’adapter au mieux à l’organisation de l’entité, sur la transversalité des processus entre les différentes fonctions d’une entreprise, et leur automatisation.

En clair, l’organisation de l’ERP ne repose plus sur un système en silo, chaque entité disposant de toutes les informations en temps réel, générées par les autres entités, et ce de façon automatisée, sans qu’il n’y ait besoin de resaisir les informations, évitant ainsi les erreurs humaines, et augmentant également la productivité. Une autre caractéristique majeure est l’utilisation d’une base de données unique, pour éviter tout doublon de données, et ainsi assurer l’unicité et l’intégrité de la donnée.

Néanmoins, si cette méthode d'amélioration de la productivité des entreprises et de leur performance, n'est pas encore adoptée par la majorité des entreprises françaises, c'est que la mise en œuvre d'un ERP peut s'avérer complexe et la durée d'implémentation jugée trop longue (de 16 à 25 mois en moyenne).

Le bénéfice majeur attendu d’un ERP, est d’augmenter la performance globale de l’entreprise, en jouant sur plusieurs facteurs.

Quels sont les avantages d’un ERP ?

Comme évoqué précédemment, le bénéfice majeur attendu d’un ERP, est d’augmenter la performance globale de l’entreprise, en jouant sur plusieurs facteurs. L’organisation de l’entreprise va reposer de plus en plus sur des processus, et non des fonctions. Et l’automatisation de ces processus ne peut qu’améliorer la productivité, en optimisant l’efficacité des opérationnels, les informations circulant automatiquement et en temps réel, accélérant leur traitement, sans saisir à nouveau les données, limitant ainsi les erreurs humaines.

Les informations circulant rapidement et ayant gagné en fiabilité, sont ainsi plus facilement et rapidement exploitables par les décisionnaires. D’autant que des modules décisionnels, sont bien souvent soit reliés, soit intégrés dans l’ERP.

De nombreuses entreprises ont longtemps hésité à franchir le cap de l’installation d’un ERP, utilisant des applications et logiciels « maison » ou des outils bureautiques de type excel très bien paramétrés, leur permettant de suivre leur activité au quotidien. Mais un système d’information (SI) basé sur des outils de la sorte n’est pas conçu pour assurer la pérennité de l’entreprise dans des environnements changeants, comme une croissance forte interne et/ou externe, ou dans les cas de multisites, de sites multinationaux etc…, la solidité du SI n’étant pas suffisante, et la maintenance des outils maison devenant très lourde et fastidieuse.

Comment faire pour intégrer un ERP ?

La première difficulté réside dans la personnalisation d’un ERP qui n’est pas banale. Généralement, il est recommandé d’en profiter pour standardiser ses processus pour limiter les modifications du progiciel. Sans compter que l’accompagnement d’un intégrateur est quasi nécessaire pour l’implémentation, la formation, et bien souvent la conduite du projet.

La question qui se pose pour beaucoup d’organisations est de savoir si elles doivent évoluer vers le cloud, et/ou les offres SaaS ?

Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises hésitent à sauter le pas, car il est difficile de confier son SI à un prestataire externe, compte tenu des risques en matière de sécurité, et de confidentialité. Selon la typologie des entreprises, il est clair que les choix peuvent différer. En effet, une start-up, ou une TPE aura davantage intérêt à opter pour une solution de type SaaS, qui lui évitera les investissements d’acquisition du matériel, des logiciels, des locaux sécurisés pour les abriter, et bien sûr des compétences techniques pour les opérer et les maintenir. Par ailleurs, compte tenu des risques actuels de cyber attaques, il semble plus sécurisant de confier son SI à une structure qui met en œuvre les dernières technologies en matière de cybersécurité.

Pour les PME, ETI, et grandes entreprises, les options sont différentes et plus nombreuses, car il leur sera possible d’évoluer progressivement vers le cloud, et de migrer étape par étape, métier par métier, vers ces solutions externalisées, que ce soit le cloud public, mais plus sûrement privé ou hybride.

L'ERP Cloud et ses avantages

L'ERP Cloud offre un service d’infrastructure par abonnement qui permet, depuis n’importe quel poste connecté, d’exécuter tous types de tâches adaptées à l’entreprise. Hautement configurable selon votre métier, l’infrastructure est à la fois gérée et hébergée en externe par l’éditeur de la solution ERP.

La maintenance évolutive, l’exploitation du système ou encore la sauvegarde des données sont incluses dans la gestion. Déployées sous une seule version, toutes les entreprises dans le monde profitent d’une même application, qui évolue de manière continue.

Nous recensons trois principaux avantages pour l'ERP Cloud :

• L'évolutivité : permet à l’entreprise de gérer avec flexibilité le lancement de nouvelles offres et l’expansion de ses activités à l’international. Pouvoir anticiper l’augmentation du volume de données et de transactions permettra de mieux préparer la croissance, de la reconnaissance du chiffre d’affaires, à la facturation et la planification.
• La mobilité : pouvoir utiliser l’ERP partout, tout le temps et sur tous supports n’a pas de prix. L’accès aux fonctionnalités et rapports en temps réel ne doit pas être négligé afin de gérer au mieux les activités de l’entreprise. Chaque utilisateur doit disposer d’un accès pour exploiter la plateforme et améliorer sa productivité.
• L’expansion internationale : concevoir dès le départ l'ERP pour soutenir les entreprises dans leur croissance à l’international. Disposer d’une solution multi-filiales, multi-devises et multi-langues permet d’accélérer le time-to-market et d’apporter une vraie valeur ajoutée dans l’ajustement aux différentes fiscalités et lois locales.

L’apport majeur d’une solution 100% Cloud réside dans sa capacité à évoluer rapidement et constamment, au rythme de l’entreprise.