Comment rédiger un cahier des charges ?

Ce document incontournable pour encadrer vos besoins précis et organiser la relation tout au long du projet. Un cahier des charges bien documenté c’est votre assurance tranquillité. On vous explique son rôle et comment le rédiger de façon pertinente pour votre agence web.

Qu'est-ce qu'un cahier des charges et quel est son but ?

Un cahier des charges, ou CDC en abrégé, est un document qui doit être respecté lors de la conception d'un projet. C'est un document en deux parties qui vous aidera à mieux définir votre projet et qui aidera votre agence web à bien le comprendre.

C’est au client de fournir la première partie car celle-ci reprend les informations dont l'agence web a besoin pour bien cerner l'entreprise, son activité, son esprit et surtout bien comprendre l’objectif, l’étendue et les enjeux du projet.

La deuxième partie sera la proposition faite par l'agence après étude de la première partie. Elle reprendra une liste des différentes composantes nécessaires à la réalisation du projet (ainsi que leur coût).

Pour résumer, le cahier des charges est un document essentiel au bon démarrage de chaque projet car il sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s’assurer que tout le monde soit d’accord. Il permet notamment de cadrer les missions des acteurs impliqués, dont celles du chef de projet et des développeurs notamment.

Dans le cas d'appel d'offres par exemple, le CDC sert à sélectionner le prestataire et à organiser la relation tout au long du projet. C'est un référentiel qui en fait un outil fondamental de communication du chef de projet.

C'est un document contractuel entre le client et le prestataire, mais il ne constitue pas à lui seul le contrat commercial.

De quoi se compose le cahier des charges pour un site web ?

Ce document peut être plus ou moins fourni. Plus il sera détaillé et moins nombreuses sont les chances de mécontentement d'un côté comme de l'autre. Voici une liste non exhaustive des différents points qu'il convient d'aborder afin de mettre noir sur blanc les attentes liées au projet.

1) On se présente

Avant d'aller plus loin dans l'élaboration de votre projet, faites un rappel de votre activité (date de création, services/produits vendus, principaux concurrents, etc). Vous pouvez notamment expliquer le rôle du projet web dans la stratégie de l’entreprise.

S’il s’agit d’une refonte d’un site internet existant, préciser : trafic mensuel, quelques statistiques de performance (taux de rebond, taux de conversion, …), le nombre de pages existantes à récupérer, les technologies utilisées, …

2) Définir le type de site internet

En fonction de vos objectifs, admettons que vous souhaitiez vendre des produits ou services, un site e-commerce est alors recommandé. Si votre but est de travailler votre présence en ligne afin d'augmenter votre notoriété, alors le site vitrine vous comblera. Si vous souhaitez créer un site d’échange, d’information et /ou de communication, vous vous dirigez plutôt vers un portail web etc.

L'agence web avec laquelle vous travaillerez doit créer un site internet qui correspond à vos besoins et non un site avec le plus d'options possibles qui ne vous seront pas utiles (mais feront monter la facture).

3) Bien cerner la cible et ses attentes

J'ai déjà parlé de ce point dans l'article "10 astuces pour réussir son site web". Connaître sa cible permet d'adapter le vocabulaire, les sujets mais aussi les codes visuels ainsi que toute la structure et le contenu de votre site car les besoins ne sont pas les mêmes d'une cible à une autre. Posez-vous comme questions :

• Quels sont les différents profils de mes utilisateurs ?
• Quelles actions cherchent-ils respectivement à faire sur mon site ?
• Quelles fonctionnalités vont leur permettre de mener à bien ces actions ?

4) Périmètre du projet

• Votre site doit-il être multilingue ?
• Quelles langues sont concernées ?
• Pour chaque langue le site doit-il subir des adaptations autres que la traduction du contenu ?
• Souhaitez-vous que votre site soit adapté pour les supports mobiles ?

En fonction de qui va venir visiter votre site, pensez à préciser la ou les langues nécessaires à mettre en place pour celui-ci. Vos visiteurs apprécieront de pouvoir y naviguer dans leur langue maternelle. Gardez en tête que chaque langue supplémentaire implique une masse de travail et donc de fait, de coût supplémentaire tant à la création du site que lors de ses mises à jour. D’où l’importance de bien cibler votre public dès le début !

5) Les objectifs quantitatifs

• Quel volume de trafic visez-vous sur votre site ?
• Pour un site e-commerce, quel est votre objectif en termes de volume de ventes ?
• Quel volume mensuel de prospects espérez-vous collecter par vos formulaires ?

Ces informations peuvent avoir un impact sur le choix de l’infrastructure technique.

6) Définir le design que vous attendez

Une des parties du cahier des charges vous sert à évoquer les idées de design, si vous en avez, ce que vous aimez ou n’aimez pas. Idéalement, fournissez des exemples de sites existants que vous affectionnez afin que l'agence puisse avoir des repères pour commencer à travailler sur votre projet.

Si vous avez des éléments graphiques que souhaitez réutiliser comme base de votre nouvelle charte graphique (code couleur, logo, police, ...), n’hésitez pas à les inclure au cahier des charges de votre site internet.

7) L’arborescence

Définissez une arborescence des pages de votre site. Cela sera très utile pour faire comprendre et visualiser la structure finale de votre site. Dans le cas d’un site web important, l’idée n’est pas de présenter 100% des pages (ex. toutes les fiches produits d'un catalogue) mais de signifier qu’elles sont là et nombreuses. Détaillez les menus que vous désirez voir apparaître et la manière dont les pages renvoient de l’une à l’autre. L’organisation de vos informations servira de colonne vertébrale à votre site et c'est sur laquelle va venir se greffer le contenu.

8) Les fonctionnalités souhaitées

Votre site comprend-t-il une boutique en ligne ? Si oui, essayez de préciser les modes de livraison et de paiement désirés, le nombre de produits, le cross-selling envisagé. Doit-il y avoir un espace client sécurisé par mot de passe ? Précisez également dans cette partie vos attentes pour le back-office en termes de suivi d’activité. Enfin, aurez-vous besoin d'un système de moteur de recherche interne, un blog, un module d’inscription newsletter ? Soyez précis !

9) Le contenu à intégrer et la personne en charge

C’est un point essentiel au succès de votre site. Non seulement, le contenu représente la matière que vous allez fournir à vos visiteurs. Il se doit d'être intéressant pour votre public cible mais doit également répondre aux normes des moteurs de recherche, ce que l'on appelle le SEO. C’est un travail continu qui requiert un véritable investissement. Un site qui n’est pas régulièrement alimenté, se meurt lentement, d’où la nécessité de décider dès le départ qui va s’en occuper et quelles informations seront relayées.

Si vous en avez une idée dès le départ, précisez les différents types de contenus que vous comptez présenter sur votre site : articles, images, vidéos, ressources téléchargeables, … ?

10) Optimiser le référencement

Allez vite lire l'article "Qu'est-ce que le SEO ?" si vous n'avez pas la moindre idée de ce dont il s'agit. Pour faire court, les visiteurs de votre site internet seront dans un premier temps uniquement les personnes que vous inviterez, soit votre carnet d’adresse et dans un second temps, lorsque le travail a bien été réalisé, les visiteurs qui vous trouveront dans les moteurs de recherche. D'où l’importance de l’optimisation du référencement ou l’adaptation de votre site pour qu’il soit bien visible sur les moteurs de recherche. Mentionnez bien dans votre cahier des charges, vos attentes en termes de SEO afin que l'agence définisse ses missions. Cela peut être renommé les URL pour qu'elles soient simples et agréables à lire, implémenter des balises HTML, créer un sitemap XML, etc.

11) Outils d’analyse

L’étude des statistiques de votre site permet de mieux cerner votre clientèle type (origine géographique, langue, horaires de visite, etc.), de savoir quelles sont les pages les plus visitées de votre site ainsi que les moins visitées, de voir quelles sont les campagnes de communication les plus efficaces et dans tous les cas d’adapter le tir par rapport aux résultats. C’est une activité que vous pouvez exercer vous-mêmes mais c’est aussi un service que peut vous proposer votre agence web.

Elle mettra en place les outils de suivi nécessaires comme Google Analytics, qui est la solution la plus utilisée, facile à prendre en main et gratuite.

12) L’hébergement et le nom de domaine

Dans cette section il convient de préciser vos besoins en termes d'hébergement et de nom de domaine. Qu'avez-vous d'existants et comment souhaitez-vous les gérer par la suite. Sachez que chez Cotinga nous proposons de vous héberger votre site et de vous le maintenir pour plus de confort.

13) Les délais & budget

En fonction de la taille de votre projet, si celui-ci est d’une certaine envergure, il est préférable de se mettre d’accord sur des délais de livraison intermédiaires pour pouvoir suivre la progression du projet par étapes. Si vous avez une date butoir pour le lancement de votre site, précisez ici la livraison finale du projet.

Si vous disposez d’une estimation de budget pour votre projet vous pouvez également le mentionner. Il est important que vous sachiez d’avance quel budget vous souhaitez/pouvez consacrer à votre projet de création de site web. Il n’est pas nécessaire de le quantifier au centime près mais au moins, vous connaîtrez votre marge de manœuvres si vous deviez être confronté à des choix cornéliens.

14) Les livrables

On appelle livrables les engagements que l’agence web est tenue de délivrer pendant et après la réalisation du site : respect des délais, codes, mots de passe, accès pour l’administration du site, documents administratifs, etc.

15) La propriété intellectuelle

Il s’agit d’un droit de propriété sur la création mise en œuvre pour l’élaboration du site. Soit l’agence web conserve les droits sur le travail réalisé, et ça peut éventuellement poser problème si vous changez de prestataire. Soit vous rachetez ces droits à l’agence, ce qui vous confère une totale liberté de fournisseur.

Pour conclure

Même s'il paraît être un exercice contraignant, le cahier des charges s'avère fort utile dans la réussite de votre projet web ! Ce passage obligé sera l'occasion de mûrir la vision de votre projet.